Tramitació del contracte basat a l'Acord Marc 2020/1

  1. Inici de la Tramitació del contracte basat a l'Acord Marc
    1. Què fer abans de començar la tramitació d'un nou contracte (subministrament de material)?
    2. No puc descarregar documentació. Els enllaços no funcionen?
    3. Puc enviar la documentació de més d'un contracte amb un únic formulari?
    4. Quina documentació he de preparar per a cada contracte?
    5. Quina documentació he d'adjuntar al formulari d'inici de tramitació?
    6. Què és el FULL DE COMANDA?
    7. On introduesc les dades de la comanda?
    8. Com puc exportar el FULL de COMANDA a PDF i signar-lo?
    9. Com inicii de la tramitació al Servei TIE?
  2. Tramitació del contracte basat a l'Acord Marc
    1. He tramès el formulari d'inici de la tramitació, i ara que?
    2. Quin és el número d’expedient? Quin és el número d’RT?
    3. He rebut un correu que diu DENEGAT...., què faig?
    4. He d'emplenar un altre formulari una vegada fetes les correccions??
    5. Com és el vistiplau?
    6. Què faig una vegada aconseguit el vistiplau de conselleria?
  3. Facturació i forma de pagament
    1. L’empresa adjudicatària de la comanda, un cop lliurat l’equipament sol·licitat, presentarà la factura directament al centre?
    2. Quants díes tarda en arribar la factura a l'ECOIB?
    3. Què faig si no m'arriba la factura a l'ECOIB?
  4. Acabament de la tramitació del contracte de subministrament
    1. Quin tràmit faig per acabar l'expedient de subministre?
    2. No trobo el número d’expedient o’RT [RT #00000], On està?

 

Inici de la Tramitació del contracte basat a l'Acord Marc

Què fer abans de començar la tramitació d'un nou contracte (subministrament de material)?

La primera passa és llegir les instruccions per als centres educatius que està disponible a l'article "Instruccions per als centres..." a la secció de l'Acord Marc 2020/1

No puc descarregar documentació. Els enllaços no funcionen?

La descàrrega només és operativa des de la xarxa corporativa del Govern, és a dir, només es pot descarregar aquesta documentació des d'un ordinador connectat a les xarxes administrativa (10.216.*.*) o educativa (10.218.*.*/10.219.*.*) d'un centre educatiu públic de les Illes Balears. Cal també comprovar que la configuració de la resolució de noms de domini (servidors DNS) apunti als servidors DNS del Govern (10.215.5.1 i 10.215.5.2). 

La descàrrega de documentació no funcionarà des de fora del centre ni tampoc des de la xarxa Wi-Fi d'Escoles Connectades.

Puc enviar la documentació de més d'un contracte amb un únic formulari?

No, és necessari iniciar un tràmit diferent per a cada contracte basat que vulgui formalitzar.

Quina documentació he de preparar per a cada contracte?

Per a cada contracte el centre ha de preparar la següent documentació:

      • el full de comanda,
      • una memòria justificativa sobre la necessitat de formalitzar el contracte,
      • un certificat acreditatiu de la disponibilitat dels fons necessaris i
      • una resolució d'adjudicació del contracte, una vegada obtingut el vistiplau de la Conselleria.

El full de comanda es genera amb el full de càlcul que es pot descarregar a l'article "Fulls de càlcul per comparar...." a l'apartat de l'acord marc 2020/1.

Els altres tres documents s'han de fer d'acord als mòdels que es poden descarregar a l'article "Models de documents i documents informatius...." a l'apartat de l'acord marc 2020/1.

Quina documentació he d'adjuntar al formulari d'inici de tramitació?

Per demanar el vistiplau a la Conselleria ha d'adjuntar obligatòriament el full de comanda i, opcionalment encara que aconsellable, la memòria justificativa i el certificat de disponibilitat de fons.

Què és el FULL DE COMANDA?

El FULL DE COMANDA és el 3r full del full de càlcul.

El FULL DE COMANDA es genera automàticament i no es pot emplenar a mà.

 

El full de càlcul conté 3 fulls:

      • INSTRUCCIONS (només lectura),
      • PRESSUPOSTS (on s'introdueixen les dades) i
      • FULL DE COMANDA (es genera automàticament).

 

On introduesc les dades de la comanda?

Només es pot escriure en el full de PRESSUPOSTS on s’ha d’especificar la configuració de l’equipament que es vol adquirir i el nombre d’unitats.

El full d’INSTRUCCIONS és només de lectura i el FULL DE COMANDA es genera automàticament a partir de la informació introduïda en el full PRESSUPOSTS.

Com puc exportar el FULL de COMANDA a PDF i signar-ho?

Un cop emplenat el full PRESSUPOSTS, s’ha d’accedir al FULL DE COMANDA i exportar-lo a PDF amb l’opció <Fitxer>-<Exportar a PDF>.

exportarFC

Exemple de Full de Comanda que s'ha de generar en pdf:

FC

Després, s’ha d’imprimir, signar i posar el segell del centre. Per acabar, s’ha d’adjuntar, digitalitzat (escanejat), al «Formulari d'inici de la tramitació d'un contracte basat en l'Acord Marc 2020/1».

Com inicii de la tramitació al Servei TIE?

S'ha d'emplenar el formulari que apareix a l'article«Formulari d'inici de la tramitació d'un contracte basat en l'Acord Marc 2020/1» que hi ha a la secció de l'Acord Marc 2020/1.

Uns minuts més tard, vos arribarà un correu amb l'assumpe (títol) que comença per " [RT #XXXXX] [ACORD MARC] " on les XXXXX són nombres i serà el número d'expedient del contracte, que s'ha de tenir en compte en les futures comunicacions i al formulari final de la tramitació.

Tramitació del contracte basat a l'Acord Marc

He tramès el formulari d'inici de la tramitació, i ara que?

Rebré un correu amb les dades del formulari, si ho he seleccionat al formulari.

Rebré un correu amb el número d'identificació de l'expedient. "[RT #XXXXX]".

 

Si hi ha qualque errada al formulari o la documentació adjunta us arribarà un correu, amb les errades i les correccions necessàries.

Quin és el número d’expedient? Quin és el número d’RT?

Totes les comunicacions després d’enviar el formulari d’inici de la tramitació comencen amb:

"[RT #XXXXX] [ACORD MARC] "

on les XXXXX són nombres i serà el número d'expedient del contracte (o número d’RT), que s'ha de tenir en compte en les futures comunicacions i al formulari final de la tramitació.

He rebut un correu que diu DENEGAT...., que faig?

La documentació entregada al formulari inicial tenia qualque errada o es necessita qualque clarificació.

El correu dirà:

«Denegat per la següent raó»

.......

Correccions mínimes:

.......

Nota Important: Simplement, heu de respondre aquest correu

......

 

S'ha de respondre el correu solucionant les errades (normalment adjuntant un nou pdf corregit) o clarificant la comanda.

He d'emplenar un altre formulari una vegada fetes les correccions?

No, s'ha de contestar el correu adjuntant la documentació corregida.

És important no canviar l'assumpte (títol) del correu.

Com és el vistiplau?

És un correu electrònic on es diu que es pot contactar amb l'empresa adjudicatària, s'indica que s'han d'adjuntar el Full de Comanda i la resolució d'adjudicació i a més, si és el cas, s'envien les contrasenyes dels equips a subministrar.

El correu dirà:

Bon dia,

CORRECTE.

Podeu continuar amb la tramitació del contracte de ..........................   .............................. (lot - 0) enviant a l'empresa adjudicatària el full de comanda signat i segellat i una còpia signada de la resolució d'adjudicació. L'enviament s'ha de fer per correu electrònic a l'adreça electrònica que figura en el full de comanda.

Guardau també el número d'RT de la tramitació (en aquest cas 00000) ja que se vos demanarà per tancar l'expedient.

Usuaris i contrasenyes dels equips adquirits (LOT 0 – .............. ........):

........

 

Què faig una vegada aconseguit el vistiplau de conselleria?

Un cop obtengui el vistiplau ha d'enviar un correu electrònic a l'empresa adjudicatària corresponent, adjuntant el full de comanda i la resolució d'adjudicació del contracte.

Facturació i forma de pagament

L’empresa adjudicatària de la comanda, un cop lliurat l’equipament sol·licitat, presentarà la factura directament al centre?

No, l’empresa facturarà per mitjà de la plataforma de Factura electrònica (FACE). La factura arribarà al centre via ECOIB.

Quants díes tarda en arribar la factura a l'ECOIB?

Normalment tarda l'ordre de 3 dies.

Què faig si no m'arriba la factura a l'ECOIB?

Contactar amb l'empresa adjudicatària per determinar l'errada i coordinar la facturació.

Acabament de la tramitació del contracte de subministrament

Quin tràmit faig per acabar l'expedient de subministre?

S'ha d'emplenar el formulari que apareix a l'article "Recepció i pagament...." que hi ha a la secció de l'Acord Marc 2020/1.

En aquest tràmit farà falta el número d'identificació del contracte ( [RT #XXXXX] on les X són nombres). Aquests són els cinc números que hi ha darrera de les lletres RT a totes les comunicacions realitzades després d'enviar el formulari d'inici de tramitació.

No trobo el número d’expedient o l’RT [RT #00000], On està?

El número d’expedient o RT vos arriba per primera vegada just després de trametre el formulari d’inici de tramitació.

Posteriorment totes les comunicacions amb conselleria d’aquest expedient via correu electrònic duen el número d’RT a l’assumpte del correu. S’ha de dir que la safata de gmail en format converses amaga el número d’RT.

Diferents camins:

1) Correu d’assignació d’RT

O sigui el dia quan el centre va enviar la sol·licitud inicial de tramitació de l’expedient, se li va assignar un número d’expedient i s’envia al centre minuts després de fer la sol·licitud inicial.

S’envia al correu de contacte educaib.eu que es va posar al formulari inicial.

El correu prové de l’adreça cau.educacio@fundaciobit.org

El correu comença per:

El seu cas ha estat rebut i registrat com a: [RT #00000] [ACORD MARC] IES Sa Prova- Tramitació Acord Marc 2020/1 - Lot 3 - Chromebook tàctil

On:

00000 seran números diferents, que seran els de l’expedient.

IES Sa Prova serà el nom del vostre centre

Lot 3 – Chromebook tàctil serà el vostre lot de la comanda

2) Safata de google sense visualització de conversa

 Heu de canviar la visualització de la safata d'entrada del correu educaib.eu que heu utilitzat per a gestionar l'expedient.

Quan esteu al vostre correu educaib.eu (normalment nomDeCentre@educaib.eu), heu de cercar la roda d'engranatge que hi ha a la part superior dreta (Configuració):

 educaib configuracio

 

Després a la configuració ràpida, l'última opció és "visualització de conversa" i s'ha de desseleccionar:

 educaib visualitzacio conversa

Finalment la safata d'entrada vos queda:

 educaib safata entrada2

i podeu veure que el número d'expedient o RT està al començament de totes les comunicacions. Cada comanda o expedient que heu gestionat té un número diferent. Si teniu diversos expedients en marxa vos apareixeran diferents números d'RT.

3) Correu de vistiplau

Finalment, vareu rebre un correu de vistiplau, on es donava el vist i plau i podíeu contactar amb l’empresa i fer la comanda. 

Aquest correu diu:

Bon dia,

CORRECTE.

Podeu continuar amb la tramitació del contracte de ..........................   .............................. (lot - 0) enviant a l'empresa adjudicatària el full de comanda signat i segellat i una còpia signada de la resolució d'adjudicació. L'enviament s'ha de fer per correu electrònic a l'adreça electrònica que figura en el full de comanda.

Guardau també el número d'RT de la tramitació (en aquest cas 00000) ja que se vos demanarà per tancar l'expedient.

Usuaris i contrasenyes dels equips adquirits (LOT 0 – .............. ........):

........