L’any 2018 Google va realitzar una actualització dels seus Serveis que va afectar als comptes oficials d’educació @educaib.eu.

Aquesta actualització va moure els contactes dels comptes, passant del correu Gmail a estar en una nova app com Drive, Calendar o Fotos. El problema derivat d'aquest canvi és que els comptes gestionats per delegació —com són els correus dels centres— no permeten delegar les app, per la qual cosa, amb les versions actuals de les APIs de Google, és impossible accedir als contactes per a gestionar-los.

Aquest article pretén ésser un petit tutorial d’una alternativa fàcil (com n’hi pot haver d’altres) per poder gestionar els correus des del compte @educaib.eu personal de les persones que gestionen el correu del centre.

El procediment per a crear els contactes és el següent:

1-      Entram al nostre compte @educaib.eu

2-      Anam al full de càlcul.

Captura0

3-      Cream una columna amb els noms dels contactes, una columna amb les adreces de correu electrònic i una columna per cada grup on la primera línia sigui el títol del grup que vulguem crear (per exemple: departaments, cicles, comissions, etc).

4-      Emplenam les columnes dels noms i de les adreces de correu.

5-      A la columna del grup posam “si” o “no”, depenent de si el contacte pertany al grup o no.

Captura1

6-      Fem clic al botó Comparteix

Captura4 1

7-      Triam ara els contactes amb els quals volem compartir el full de càlcul, per norma general les altres persones que tenen accés al correu del centre.

Captura4 2

8-      Un cop compartit podem triar quin rol li donam. Els més utilitzats són Pot editar o Pot visualitzar.

captura4 3

9-      En cas que en el futur aquest contacte ja no hagi de tenir accés al correu del centre, en fer clic a la creu de la part de la dreta ja deixarà de tenir accés al full de càlcul.

captura4 5

10-   En el cas que la persona que deixi de tenir accés sigui el propietari del full de càlcul, es pot donar el rol de propietari a un altre usuari i després se li lleva el permís.

 

El procediment per utilitzar els contactes l’explicarem amb l’exemple de que volem enviar correus als membres del grup 1:

1-      Entram al full de càlcul.

2-      Fem clic al número 1 de la columna de l'esquerra, d’aquesta forma es selecciona la línia dels títols.

Captura2

3-      Fem clic a la icona per clear un filtre.

captura3

4-      Ens queden seleccionats tots els contactes i ens apareixen unes icones als títols.

Captura4

5-      Anam a la icona que hi ha al títol del grup 1.

Captura5 0

6-      S’obri una finestra, a on desmarcam el "no".

Captura5

7-      Ara sols ens apareixen els contactes que pertanyen al grup 1.

Captura6

8-      Seleccionam els correus electrònics dels membres del grup que són els que ara apareixen i els copiam (CTL + C).

Captura7

9-      Obrim el correu del centre per enviar correu que volem redactar i enganxam (CTL + V) els contactes.

Captura8

10-   Un cop enviat el correu, tornam a marcar els "no" dels contactes per poder fer futures consultes.

Captura9